Match Payment เป็น feature ที่ให้ลูกค้าจับคู่ใบเสร็จกับ invoice ตามที่ต้องการได้เอง โดยเข้าไปที่
> My Receipt เพื่อค้นหาใบเสร็จที่ต้องการแก้ไขและจับคู่ใหม่
> เลือกใบเสร็จที่ต้องการแก้ไข ใน column "Match Payment" - กด Edit
> ตรวจสอบรายละเอียดใบเสร็จก่อน ว่าถูกต้อง เป็นใบเสร็จที่ต้องการแก้ไข
> ในช่อง Change Applied Invoice to: ให้ใส่เลขที่ Invoice No. ที่ต้องการจับคู่ด้วยใหม่
> กด icon ค้นหา > ระบบจะดึงข้อมูล Invoice Amount คงเหลือมาให้
> สามารถจับคู่ได้กับ invoice หลายใบ หากวงเงินในใบเสร็จนี้คงเหลือ
> Send notification to: default Billing Person email + ลูกค้าสามารถเพิ่มอีเมลได้ หากต้องการ
> กด Match Payment
> รอ 5-15 นาที เพื่อให้ระบบดำเนินการ
> เมื่อเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่งอีเมลแจ้ง พร้อมรายละเอียด
เมื่อส่ง request Match Payment ไปเรียบร้อย รอ 5-15 นาที เพื่อให้ระบบดำเนินการ
ลูกค้าสามารถไปที่หน้า Match Payment Status เพื่อตรวจสอบได้ ว่าดำเนินการไปเรียบร้อยหรือยัง
> ลูกค้าสามารถกด Cancel เพื่อยกเลิก request ได้ที่หน้านี้
> หากผ่านไป 15 นาที แล้วระบบยังไม่ดำเนินการให้ ลูกค้าสามารถมากด Match Payment อีกครั้ง เพื่อให้ระบบดำเนินการให้ ปุ่ม "Match Payment" จะปรากฎขึ้น หลังส่ง request ไป 15 นาทีแล้วเท่านั้น
> Match Status:
-
- Success = สำเร็จ
- Pending = ดำเนินการอยู่
- Error = ไม่สำเร็จ รบกวนลองใหม่อีกครั้งหรือติดต่อ billing@gmtour.com
- Duplicate = มีการส่ง request ซ้ำ ระบบจะดำเนินการ request ที่ส่งล่าสุดเท่านั้น
ข้อจำกัด
- ใบเสร็จรับเงิน ที่เกิดจากการชำระผ่าน Ticket Vendor ไม่สามารถแก้ไขได้
- ระบบต้องจับคู่ใบเสร็จรับเงินกับ Invoice ก่อนเท่านั้น ถึงจะทำรายการ Match Payment ได้
- สามารถแก้ไขใบเสร็จรับเงินได้ภายใน 60 วันนับจากวันที่ชำระเงิน, วันที่สร้างเอกสาร
- ไม่สามารถแก้ไขใบเสร็จรับเงินได้ หากมีลูกค้ามียอดคงค้างในระบบ
- ลูกค้า credit แนะนำให้ apply Invoice ใน period ปัจจุบันเท่านั้น เพื่อป้องกันไม่ให้มี Overdue Balance
รายละเอียด Payment Detail
- Receipt No. = เลขที่ใบเสร็จรับเงิน
- Payment Date = วันที่ชำระเงิน, วันที่สร้างเอกสาร
- Payment Method = วิธีชำระเงิน
- Payment Amount = จำนวนเงินที่ชำระเงินเข้ามา
- Top-up Amount = จำนวนเงินที่เข้าวงเงิน (หลังจากที่หักค่าธรรมเนียมในการโอน ถ้ามี หรือค่าธรรมเนียมบัตรเครดิตการ์ด MDR Fee)
- Remaining Amount = จำนวนเงินคงเหลือปัจจุบันของใบเสร็จนี้ หลังจากถูก apply invoice ไปแล้ว
- Applied Invoice = รายละเอียด Invoice และจำนวนเงิน ที่ถูกจับคู่อยู่
- Change Applied Invoice to = ใส่รายละเอียดเลขที่ Invoice ที่ต้องการจับคู่ใหม่
Duplicate Request
หากทำรายการซ้ำ ระบบจะขึ้นข้อความว่าตามรูปนี้ เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบ
ลูกค้าสามารถยกเลิก Cancel หรือยืนยันทำรายการทำได้ Continue to Match >
หากส่งรายการซ้ำ ระบบจะดำเนินการรายละเอียดล่าสุดเสมอ
Email Notification
เมื่อระบบดำเนินการเรียบร้อย ระบบจะส่งอีเมลแจ้ง default email ของ Billing Person เสมอ และอีเมลที่เพิ่มเติมตอนขอ request
หากต้องการแก้ไขอีเมล Billing Person, Admin User สามารถเข้าไปแก้ไขได้ในหน้า Setting > Email Notification
---------------------------------------------------------
Match Payment feature allows your to edit and apply your receipt to the invoice of your choice!
> Go to My Receipt - to search for the receipt you wish to edit
> Under you chosen receipt - column "Match Payment" - click Edit
> Check Receipt Payment Detail - make sure it's the receipt you would like to edit.
> In the section Change Applied Invoice to: input the Invoice No. you wish to apply
> Click on the search icon > system will populate the remaining Invoice Amount
> You can apply multiple invoices to one receipt, if the receipt has enough Top-up amount
> Send notification to: default Billing Person email + you can add email to receive notification
> Click Match Payment
> Wait 5-15 minutes for the system to match payment.
> Once processed, system notify Billing Person and added email via email notification.
Once the Match Payment request has been sent, please wait 5-15 minutes for the system to process.
You can check the request status in the Match Payment Status page.
> You can cancel your request in this page.
> After 15 minutes, if your request is still "Pending", you can press "Match Payment" to manually trigger the system to process your request.
The "Match Payment" button will appear after 15 minutes only.
> Match Status:
-
- Success = Complete
- Pending = Processing, please wait at 15 minutes.
- Error = Incomplete. Please try again or contact billing@gmtour.com
- Duplicate = Multiple requests in regarding the same receipt was sent. The system will process the latest request only.
Limitations
- Cannot edit receipts that were created and paid through Ticket Vendor.
- Receipt has to be applied with an invoice before editing is allowed.
- Receipts can be edit up to 60 days from Created Date.
- Receipts cannot be edit if there's an outstanding balance in your account.
- Credit Customers - recommend to apply invoices within the same period only to avoid overdue balances.
Payment Detail
- Receipt No. = receipt document number
- Payment Date = date the receipt was created
- Payment Method = Transfer or Credit Card
- Payment Amount = amount you paid by transfer or credit card
- Top-up Amount = amount added to your Available Balance - after the deduction of bank transfer fee (if any) or credit card fee (MDR fee).
- Remaining Amount = amount remaining in this receipt after the invoices have been applied
- Applied Invoice = invoice information that is currently applied to this receipt
- Change Applied Invoice to = input new invoice number to match
Duplicate Request
If the request is a duplicate, the system will pop-up error message warning.
You can Cancel or Continue to Match >
System will process the latest duplicate request only.
Email Notification
Once Match Payment processed, the system will send an email to the Billing Person and additional email (if any).
If you wish to edit the Billing Person's email, Admin User can change the email in Setting > Email Notification.